Forum dyskusyjne SAP

Dzień Dobry
Czy mógłby mi ktoś polecić jakieś strony odnośnie wdrażania w organizacji WF - konkretnie chodzi o faktury zakupu?
Potrzebuję jakieś schematy wdrożenia lub analizę na przykładzie firmy.
Z góry dziękuję
Pozdrawiam
Kasia

Dokumentacja SAP scenariuszy workflow związanych z fakturami:
Release of Invoices Blocked for Price Reasons
Parking: Complete Invoices for Posting
Parking: Release of Invoices Completed for Posting

Dzień dobry pani Katarzyno,

czy udało się wdrożyć workflow w Pani organizacji?
Ja również szukam informacji dotyczących wykorzystania workflow w obiegu dokumentów księgowych - na początek w części faktur zakupowych. Chodzi mi o to aby cała droga od zamówienia przez fakturę aż do płatności szła przez workflow.
1 - zamówienie + elektroniczna akceptacja zamówienia przez przełożonego,
2 - faktura zakupu - wpływ faktury połączony z zamówieniem,
3 - księgowanie faktury,
4 - akceptacja faktury do płatności.
Chodzi tu o to żeby system wyłapywał ewentualne różnice w kosztach - niezgodność faktury zakupu z zamówieniem.

Czy w Pani organizacji coś takiego funkcjonuje? Czy mogę prosić o jakieś porady?

Proszę o opinie szanownych forumowiczów.

Pozdrawiam,
Marcin

kopix pisze:Chodzi mi o to aby cała droga od zamówienia przez fakturę aż do płatności szła przez workflow.
1 - zamówienie + elektroniczna akceptacja zamówienia przez przełożonego,
2 - faktura zakupu - wpływ faktury połączony z zamówieniem,
3 - księgowanie faktury,
4 - akceptacja faktury do płatności.
Chodzi tu o to żeby system wyłapywał ewentualne różnice w kosztach - niezgodność faktury zakupu z zamówieniem.

Taki proces to standardowa funkcjonalność systemu SAP ERP i w zasadzie nie wymaga wdrażania SAP Workflow:

Ad. 1 Funkcjonalność zatwierdzania zamówień. W systemie jest również opcja zatwierdzania zgłoszeń zapotrzebowania.

Ad. 2 Logistyczna weryfikacja faktur, księgowanie faktur do zamówienia. Faktury zaopatrzeniowe mogą być najpierw wstępnie wprowadzane np. przez dział zaopatrzenia i przekazywane do księgowości.

Ad. 3 Księgowanie wstępnie wprowadzonych faktur w module Logistycznej weryfikacji faktur.

Ad. 4 System może automatycznie wyłapywać rozbieżności między fakturą i zamówieniem. Jeśli te rozbieżności przekraczają założone granice faktura jest automatycznie blokowania do płatności.

Wszystkie te funkcjonalności mają odpowiednie raporty umożliwiające wyświetlanie i przetwarzanie dokumentów. Nie ma tutaj potrzeby uruchamiania scenariuszy SAP Workflow.

Powiedziałbym, że skoro SAP ERP jest w pełni zintegrowanym systemem i dane wprowadzone w jednym obszarze/module są od razu widoczne w innych, to w istocie system sam w sobie zarządza przepływem pracy i stanowi system workflow.

Czy czasem weryfikacja faktur/zamówień nie jest tak czy siak robiona na WF, tylko że korzysta się tylko z przycisków w odpowiednich transakcjach, typu zamówienie me22n?

Dodam jeszcze że wydaje mi się, że wstępne wprowadzanie faktur i przekazywanie do innego działu to nie jest to, co SAP zaprojektował - chodziło raczej o dokończenie księgowania przez tą samą osobę, którą fajrant zastał o tej 16, kolejnego dnia. Ale widziałem kilka razy że właśnie przekazywanie z działu do działu to funkcja w polskich firmach

Dziękuję za odpowiedzi,

dominik.tylczynski pisze:
Ad. 3 Księgowanie wstępnie wprowadzonych faktur w module Logistycznej weryfikacji faktur.

Czy chodzi tutaj o MIRO - księgujemy fakturę i łączymy ją z PZ lub z zamówieniem?

dominik.tylczynski pisze:
Ad. 4 System może automatycznie wyłapywać rozbieżności między fakturą i zamówieniem. Jeśli te rozbieżności przekraczają założone granice faktura jest automatycznie blokowania do płatności.

- czy można zrobić tak aby po zaksięgowaniu faktury zakupowej przez pracownika księgowości pojawiała się informacja u Głównej Księgowej lub/i dyrektora w celu zatwierdzenia do płatności?
Jak to wygląda w praktyce? Czy kierownik/dyrektor widzi te faktury w jakimś specjalnym miejscu w programie? - np. dokumenty do akceptacji?
Chciałbym aby zwierzchnik musiał zaakceptować dokument - "odklikać go" a jeśli tego nie zrobi aby dokument nie "zaciągał się" do paczki płatności (F110).

Pozdrawiam,
Marcin

kopix pisze:Dziękuję za odpowiedzi,

dominik.tylczynski pisze:
Ad. 3 Księgowanie wstępnie wprowadzonych faktur w module Logistycznej weryfikacji faktur.

Czy chodzi tutaj o MIRO - księgujemy fakturę i łączymy ją z PZ lub z zamówieniem?

Tak - pisałem o transakcji MIRO, ewentualnie MIR7. W tych transakcjach księgujesz / księgujesz wstępnie fakturę do zamówienia. To czy fakturę weryfikujesz w referencji do zamówienia czy do Pz zależy od ustawienia w szczegółach pozycji zamówienia.

kopix pisze:

dominik.tylczynski pisze:
Ad. 4 System może automatycznie wyłapywać rozbieżności między fakturą i zamówieniem. Jeśli te rozbieżności przekraczają założone granice faktura jest automatycznie blokowania do płatności.

- czy można zrobić tak aby po zaksięgowaniu faktury zakupowej przez pracownika księgowości pojawiała się informacja u Głównej Księgowej lub/i dyrektora w celu zatwierdzenia do płatności?
Jak to wygląda w praktyce? Czy kierownik/dyrektor widzi te faktury w jakimś specjalnym miejscu w programie? - np. dokumenty do akceptacji?
Chciałbym aby zwierzchnik musiał zaakceptować dokument - "odklikać go" a jeśli tego nie zrobi aby dokument nie "zaciągał się" do paczki płatności (F110).

Pozdrawiam,
Marcin

Do tego właśnie służy blokowanie faktur do płatności. Do przeglądu zablokowanych faktur i zwalniania ich do płatności służy transakcja MRBR.

Dziękuję za szybką odpowiedź.
Na razie muszę poukładać sobie jakiś schemat działania. Jak będę miał wątpliwości to znowu zapytam.

Pozdrawiam,
Marcin