Best practice - korekty zamówień wychodzących z błędami magazynu

[DonyHawk]

Szanowni Państwo,


Chciałbym uzyskać informację jak najlepiej zbudować w SAP (4HANA) proces do wykonywania korekt do zamówień i faktur po zgłoszonych przez klienta rozbieżnościach.
Przykładowo - klient zamawia 1000 sztuk produktu X ale magazyn przypadkowo wysyła 950 sztuk. Klient nie chce dosyłki brakujących sztuk więc powinna powstać korekta do zamówienia i korekta na FV aby wszyscy mieli prawidłowe i spójne dane.
Odwrotny przykład - klient zamawia 1000 sztuk produktu ale magazyn omyłkowo wysyła 1020 - klientowi pasuje taka ilość i chce ja zachować, więc również powinna powstać korekta zamówienia i FV.

W drugim przypadku, zawsze można wykreować sztucznie nowe zamówienie i zafakturować w nim tylko sztuki z nadwyżki. Natomiast w pierwszym przypadku, gdzie spakowano za mało sztuk a klient nie chce dosyłki, obecnie proces wygląda tak, że sztucznie tworzy się zwrot na brakujące sztuki i sztucznie tworzy się dostawę na magazyn tych sztuk brakujących, które tak naprawdę na tym magazynie zostały i nie wyjechały. To generuje szereg problemów chociażby kosztowych, o zawaleniu systemu sztucznymi dokumentami nie wspominając, i należy ten proces zbudować poprawnie.

Zaznaczę jeśli to nie jest czytelne - chodzi o zmianę danych w zamówieniu już wysłanym, po tym jak klient przyjmie dostawę, zgłosi rozbieżności i magazyn je potwierdzi.

Chciałbym prosić o informację jak najlepiej i przy użyciu jakich transakcji zbudować proces do obsługi w/w sytuacji.
Najchętniej widziałbym rozwiązanie możliwie jak najbardziej zautomatyzowane np. aby korekta zamówienia była triggerem do wygenerowania korekty FV. Przykładowo - mamy zamówienie już z wygenerowaną FV więc system rozumie je jako wysłane, kiedy w takim zamówieniu zrobi i zapisze się zmianę, to te zmiany automatycznie mogłyby się wprowadzać do korekty do FV i powstać automatycznie wygenerować nowy dokument.

Chętnie odpowiem na dodatkowe pytania, szukałem podobnego wątku ale nie znalazłem niczego zbliżonego.

[dominik.tylczynski]

Najchętniej widziałbym rozwiązanie możliwie jak najbardziej zautomatyzowane np. aby korekta zamówienia była triggerem do wygenerowania korekty FV. Przykładowo - mamy zamówienie już z wygenerowaną FV więc system rozumie je jako wysłane, kiedy w takim zamówieniu zrobi i zapisze się zmianę, to te zmiany automatycznie mogłyby się wprowadzać do korekty do FV i powstać automatycznie wygenerować nowy dokument.

Nie tędy droga. Nie możesz zmieniać oryginalnego zlecenia sprzedaży (zamówienia od klienta) tylko dlatego, że magazyn coś źle wydał. Taka zmiana spowoduje, że stracisz informację o tym co faktycznie klient zamówił.

Proces korekt ilościowy i/lub wartościowych implementuje się przy pomocy żądania korekty tj. Credit Memo Request i Debit Memo Request
Dokumentacja do polskiej specyfiki tego procesu jest niestety nader skromna Poland - Correction Tax Invoice

Zobacz ten dokument Podręcznik użytkownika ogólny - moduł SD, par. 7.2.1.5 - 7.2.1.7, od str. 136. To Ci da pojęcie jak taki proces wygląda w systemie.

Zauważ też, że jeśli faktycznie magazyn wysłał mniej niż to wynika z zaksięgowanych dokumentów, to w systemie masz zaniżony stan w stosunku do rzeczywistości. Tę różnicę trzeba wyrównać najlepiej przy pomocy wirtualnego zwrotu.

S/4HANA nie wnosi nic nowego do polskiego procesu korekt w sprzedaży - nota 2728508 - Law change: Invoice correction for Poland and Hungary for S4CORE