Inwentaryzacja

[Bond3r]

Hej, czy przed zakończeniem inwentaryzacji można przyjmować dostawy? Księgowość nie zezwala ze względu na powstające różnice w cenach a na magazynie rosnie stos WZetek. Jak ten proces prawidłowo powinien wyglądac w SAPie?

[dominik.tylczynski]

Robisz inwentaryzację w MM, w LE-WM czy w EWM?

[Bond3r]

No najważniejszej informacji nie podalem. Inwentaryzacja w MM.

[dominik.tylczynski]

Proces inwentaryzacji jest całkiem przyzwoicie opisany na SAP Help: Physical Inventory Process

Podczas inwentaryzacji musisz choćby na krótki czas wstrzymać ruchy materiałowe, żebyś miał stabilne poziomy zapasów podczas zliczania. Nie można przeprowadzić spisu z natury jeśli zapasy się ciągle zmieniają.

Jednak ten okres zamrożenia można zminimalizować np. przez Freezing the Book Inventory Balance. Używa się tego zaraz po zakończeniu spisu z natury. Mrozisz zapasy, co powoduje zapisanie ich poziomów w dokumencie inwentaryzacyjnym. Można potem normalnie księgować ruchy materiałowe. Potem spokojnie wprowadzasz spis do systemu i go rozliczasz. Różnice zostaną rozliczone w stosunku do zapasów zamrożonych, a nie tych bieżących, które już się mogły zmienić od zakończenia spisu.

Inna opcja to korekta zapasów w dokumencie inwentaryzacyjnym - Adjust Book Inventory in Physical Inventory Document

Jak widzisz sporo można usprawnić w standardowym systemie. Natomiast jeśli księgowość się uprze, że nie można, to tego nie przewalczysz. Zawsze Ci powiedzą, że ustawa, że biegły, że urząd... Oni trzymają kasę, a Ty tylko przewalasz palety w magazynie. Zawsze będą mieli rację, nawet jeśli jej nie mają

[Bond3r]

Dokladnie to ciezka walka:) z tego co wiem to zapasy sa mrożone na czas inwentaryzacji a głównie rozchodzi sie o różnice kwotowe a nie ilościowe jakie powstają np podczas przyjęcia materiałów w innej cenie niz sa na stsnie magazynowym( srednia wazona)
Jest jeszcze jedna ciekawa sprawa :
1.Zapas na dzień 31.10
2.Indeks x zostaje przeksięgowany ruchem 311 ze składu a na sklad b w dniu 03.11
3.Na arkuszach indeks pojawia sie na skladzie b
4.Po wprowadzeniu arkusza wykazuje ze jest nadwyżka na skladzie b
5.Trzeba wpisać zero i dopisać do arkusza recznie ten indeks na skladzie a bo tam występował na dzien 31.10 chociaż arkusz go juz nie widzi.
Drukuje arkusze ze stanem indeksów na dzien druku z wartością zapasów na dzień zadany?

[dominik.tylczynski]

Ta Twoja procedura jest bardzo dziwna. Jak możesz w dn. 03.11 spisać stan z dn. 31.10

Przecież spis z natury z definicji powinien spisywać zapas faktyczny, a nie jakiś urojony sprzed kilku dni. Jeśli masz tylko jeden ruch magazynowy to jeszcze sobie jakoś poradzisz, ale jeśli masz ich wiele tak jak chcesz to zrobić?

Analizując dalej Twój przykład. W dn. 03.11 materiał x jest faktycznie na składzie b. Jeśli go spiszesz zgodnie z procedurą, to po rozliczeniu różnic inwentaryzacyjnych, zapas materiału x przeskoczy na skład a, gdzie go faktycznie nie ma! Czyli w ten sposób wprowadzasz jeszcze większy chaos w poziomach zapasów. Dodatkowo wykazujesz nadwyżkę w składzie a i niedobór w składzie b, co jest niezgodne ze stanem faktycznym.

To jest jakaś pokraczna procedura wymyślona w dusznym gabinecie księgowej, która zupełnie nie trzyma realiów.

Wg mojej wiedzy nie ma żadnych formalnych wymagań, że spis z natury musi być na jakiś określony dzień. Jest wymóg spisania całego stanu raz na 2 albo 3 lata. Natomiast nie ma wymagania, że trzeba to zrobić za jednym podejściem, czy jakąś określoną metodą.

Nie jestem finansistą, ale z doświadczenia wiem, że księgowość często żyje w ciasnych ramach swoich niczym nie uzasadnionych przyzwyczajeń. Dam przykład - w jednej firmie podczas wdrożenia WM księgowość upierała się, że inwentaryzacja musi być robiona po indeksach (bo ustawa, biegły, urząd... bla bla bla) WM natomiast robi inwentaryzację po lokalizacjach, nie po indeksach - no i był klincz. Prosty temat inwentaryzacji musiał być rozstrzygnięty przez członka zarządu i nagle się okazało, że jednak można zliczać po lokalizacjach.

[Bond3r]

Zapas mrożony na dzień 31.10 w tym czasie do rozliczenia różnic i zamknięcia inw przerwa w księgowaniu PZ i RW często do około 20.11(sic!).
Pytanie jak zachowa się system jeśli na listopad ten ruch już został wykonany a różnice inwentaryzacyjne są księgowane z datą 31.10. Spisując zgodnie ze stanem faktycznym powstanie różnica na indeksie wg zapasów zamrożonych na dzień 31.10 bo wtedy materiał tam był. Nie będzie zgrzytu między księgowaniem róznic a ruchem 311 wykonanym juz w listopadzie?

To jest jakaś pokraczna procedura wymyślona w dusznym gabinecie księgowej, która zupełnie nie trzyma realiów.

To jest chyba najlepszy komentarz do zaistniałej sytuacji...
Walka z problemami które w ogóle nie powinny mieć miejsca. Najgorsze jest to, że coś co wydaje sie oczywiste (to co Pan napisał) przestaje takie być jak się jest w środku

[dominik.tylczynski]

Przede wszystkim rozróżnijmy dwie kwestie blokowania księgowań (posting block) i mrożenia zapasów (freeze book inventory) - przeczytaj dokumentację do tych dwóch pól w MI01:

20241115_134309.jpg

Blokowanie oznacza, że nie możesz księgować ruchów materiałowych na zliczanych indeksach. Mrożenie zapasów oznacza zapisanie stanów zapasów w dokumencie inwentaryzacyjnym. Różnice są rozliczane w stosunku do zapasów zamrożonych.

Jeśli jest tak jak piszesz, że księgowania są zablokowane od 31.10 do 20.11 to nie ma możliwości, żeby coś zaksięgować na początku listopada, np. 03.11 jak pisałeś poprzednio.

Jeśli potrzebujesz spisać stany na 31.10 to powinieneś zablokować księgowania 31.10 i zacząć spisywać. Po zakończeniu spisu zamrażasz zapasy i odblokowujesz księgowania - magazyn może zacząć znowu działać.

Następnie wprowadzasz do systemu spis z natury i rozliczasz różnice w stosunku do zapasów zamrożonych.

Inna opcja, to że nie mrozisz zapasów, ale trzymasz zablokowane księgowania, aż do czasu rozliczenia różnic, czyli zakończenia inwentaryzacji. Ta opcja pewnie bardziej podoba się księgowości, natomiast paraliżuje na dłużej magazyn.

[Bond3r]

Nie napisałem że są zablokowane tylko, że mamy przerwę w księgowaniu do tego czasu...co jest "trochę" chore bo papiery ilość papierów się zwiększa i zaczyna się ręczna praca... jak zachowa się system w przypadku gdy spiszemy faktycznie z natury i różnice będzie trzeba zaksięgować co zostało zrobione na listopad ruchem 311?? system cofnie ten ruch i uzna wyższość różnic ?

[dominik.tylczynski]

Nie napisałem że są zablokowane tylko, że mamy przerwę w księgowaniu do tego czasu...co jest "trochę" chore bo papiery ilość papierów się zwiększa i zaczyna się ręczna praca...

To w sumie na jedno wychodzi - piszesz, że do czasu zakończenia inwentaryzacji, tj. w Twoim przykładzie od 31.10 do 20.11 nie robicie księgowań, obojętnie czy te księgowania są systemowo zablokowane czy też po prostu macie organizacyjnie ustalone, że ich nie robić. Zatem przeksięgowanie w dn. 03.11 nie powinno wystąpić, prawda?

jak zachowa się system w przypadku gdy spiszemy faktycznie z natury i różnice będzie trzeba zaksięgować co zostało zrobione na listopad ruchem 311?? system cofnie ten ruch i uzna wyższość różnic ?

Trudno precyzyjnie odpowiedzieć na to pytanie nie znając konfiguracji Twojego systemu. Przyjmijmy zatem, że nie robicie mrożenia zapasów oraz że nie macie włączonej funkcji "Adjust Book Inventory in Physical Inventory Document", o której pisałem wcześniej. Ta opcja jest wyłączona w standardowej konfiguracji. Wtedy różnice inwentaryzacyjne zostaną rozliczone w stosunku do (zgodnie z notą 202834 - Determ. of book quantity within physical inventory):

• zapasu na koniec poprzedniego miesiąca, jeśli data spisu z natury jest w poprzednim miesiącu, czyli bez uwzględnienia Twojego przykładowego przeksięgowania z początku listopada. Zatem zapas zostanie na składzie b, bo w poprzednim miesiącu był na składzie a i tam go spisałeś.
• zapasu bieżącego, jeśli data spisu z natury jest w bieżącym miesiącu, czyli z uwzględnieniem tego przeksięgowania. Zatem zapas "wróci" na skład a, bo tam go spisałeś, a systemowo jest na składzie b

[Bond3r]

Jeśli potrzebujesz spisać stany na 31.10 to powinieneś zablokować księgowania 31.10 i zacząć spisywać. Po zakończeniu spisu zamrażasz zapasy i odblokowujesz księgowania - magazyn może zacząć znowu działać.

Następnie wprowadzasz do systemu spis z natury i rozliczasz różnice w stosunku do zapasów zamrożonych.

Inna opcja, to że nie mrozisz zapasów, ale trzymasz zablokowane księgowania, aż do czasu rozliczenia różnic, czyli zakończenia inwentaryzacji. Ta opcja pewnie bardziej podoba się księgowości, natomiast paraliżuje na dłużej magazyn.

I to byłoby chyba najlepsze rozwiązanie. Najpierw zamrozić całkowicie do momentu spisu żeby nie wykonywać żadnych zbędnych i przypadkowych ruchów a później mrożenie i powrót pracy magazynu.
Bardzo dobrze czyta się Pana odpowiedzi. Z samych pytań można już dużo wywnioskować spoglądając szerzej na problem + niesamowita wiedza i znajomość SAPA. Ale jak widzę walka z księgowością nie jest odosobnionym przypadkiem
Bardzo dziękuję!

[max301]

wiele by można mówić o przyzwyczajeniach.
U mnie np. w obecnej firmie podczas inwentaryzacji jest zakaz odbierania jakichkolwiek przesyłek od kurierów.
Od kilku lat staram się przekonać żeby zrobić jakąś strefę odkładczą gdzie przesyłki bez rozpakowywania byłyby odkładane do czasu zakończenia inwentaryzacji. Efekt jest taki że wielokrotnie przesyłki wracają do nadawców z adnotacją "odmowa przyjęcia" o podwójnych kosztach dostawy nie wspomnę.

No ale nie da się. Gdzieś indziej się da ale tutaj się nie da. Bo tak robiliśmy, tak robimy i tak będziemy robić.

[dominik.tylczynski]

I to byłoby chyba najlepsze rozwiązanie. Najpierw zamrozić całkowicie do momentu spisu żeby nie wykonywać żadnych zbędnych i przypadkowych ruchów a później mrożenie i powrót pracy magazynu.

Finalnie sugerowałbym następującą procedurę, trzymając się październikowego przykładu:

1. Pod koniec października spokojnie tworzysz dokumenty inwentaryzacyjne, bez blokowania zapasu, bez mrożenia, z datą spisu na 31.10
2. 31.10 kiedy zaczynasz spis, w dokumentach ustawiasz blokowanie księgowań i mrożenie zapasów. Dzięki temu masz gwarancję, że nikt niczego nie zaksięguje na spisywanych indeksach. Unikniesz tego przykładowego przeksięgowania, o którym pisałeś wcześniej.
3. Robisz spis z natury.
4. Po zakończeniu spisu, nawet jeszcze przed jego wprowadzeniem do systemu i rozliczeniem różnic możesz w dokumentach inwentaryzacyjnych odblokować księgowania. Magazyn może zacząć normalnie pracować.
5. Wprowadzasz spis z natury do systemu.
6. Rozliczasz różnice. Dzięki wcześniejszemu zamrożeniu zapasów, różnice zostaną rozliczone w stosunku do zapasów zamrożonych, czyli tych na 31.10. Jako, że różnice rozliczasz do poprzedniego okresu, to różnice zostaną wycenione wg ceny średniej ważonej z października, zatem księgowość też nie powinna mieć zastrzeżeń.

[Bond3r]

Rozliczasz różnice. Dzięki wcześniejszemu zamrożeniu zapasów, różnice zostaną rozliczone w stosunku do zapasów zamrożonych, czyli tych na 31.10. Jako, że różnice rozliczasz do poprzedniego okresu, to różnice zostaną wycenione wg ceny średniej ważonej z października, zatem księgowość też nie powinna mieć zastrzeżeń.

No właśnie tylko czy na pewno? Księgowość na takie pytanie:

123.jpg

Otrzymała następująca odpowiedź:

"System się zachował w ten sposób ponieważ zapewne na indeksie nie ma włączonego zarządzania partiami. Wartość całkowitego zapasu jest wyceniana wg. średniej ważonej. Stąd każdy wprowadzony dokument może zmienić wartość zapasu. Tym samym wpływa na nadwyżki/niedobory"
"Jeśli blokowanie zapasu nie wchodzi w grę to niestety użytkownicy będą księgować dokumenty
Tym samym raczej trzeba zaakceptować zjawisko, które wystąpiło w opisanym przypadku"

[dominik.tylczynski]

Nie wiem co to jest za raport i jak liczy wartości nadwyżek.
Jeśli różnice rozliczysz w poprzednim okresie, czyli w listopadzie już po spisie, ale z datą 31.10, to różnice zostaną wycenione wg ceny średniej ważonej z października. Naturalnie zmiana poziomów zapasów w poprzednim okresie zmodyfikuje również zapas w bieżącym okresie - księgowość powinna znać szczegóły wyceny.
Księgowanie przyjęcia w listopadzie nie zmieni ceny z października.