Wydruk i automatyczne zszycie dokumentów - problem

[Rafal C]

Witam,
to jest mój pierwszy post, dlatego chciałbym wszystkich serdecznie przywitać i już przechodzę do rzeczy.
Jestem świeżym użytkownikiem systemu SAP. Mam problem z wydrukiem faktur i wydań magazynowych, a dokładniej z automatycznym zszyciem tychże dokumentów. Zarówno faktury, jak i wydania magazynowe, drukowane są w ilościach – oryginał, kopia, kopia.

Koledzy którzy zajmują się tym na co dzień, i którzy mieli za zadanie mnie przeszkolić, sami nie mieli możliwości nauczenia się tego na jakimś szkoleniu. Ich wiedza była budowana na zasadzie prób i błędów, dlatego uważam że można by jeszcze coś poprawić.
Do utworzenia i w późniejszym etapie wydrukowania wspomnianych dokumentów używamy transakcji:
1. VL06 – potwierdzenie dokumentów
2. VF31 – tworzenie faktur
3. VL71 – tworzenie wydań mag.
4. SP01 – wydruk (niestety do pliku PDF)

Pierwsze trzy transakcje przechodzimy bez żadnych problemów, natomiast sam wydruk zajmuje nam tyle czasu co reszta pracy.

Z transakcji SP01 następuje wydruk do pdf (nawet 100 dokumentów), później z pdf, podając numery stron, które przelicza nam formuła z EXCELA drukujemy po kolei każdy dokument - po to żeby drukarka zszyła nam dokumenty w odpowiedniej ilości.

Drukarki z jakich korzystamy to XEROX PHASER PCL6 z dokładką zszywającą.

Chodzi mi o łatwiejszy sposób przejścia pkt. 4, czyli wydrukować te 100 dokumentów, tak żeby były oddzielnie zszyte dla każdego klienta.

Jeśli ktoś ma jakiś pomysł proszę pisać.

[dominik.tylczynski]

Na początek uściślijmy terminologię:

Do utworzenia i w późniejszym etapie wydrukowania wspomnianych dokumentów używamy transakcji:
1. VL06 – potwierdzenie dokumentów
2. VF31 – tworzenie faktur
3. VL71 – tworzenie wydań mag.
4. SP01 – wydruk (niestety do pliku PDF)

1. W tej transakcji tworzysz/księgujesz dokumenty w referencji do dostaw wychodzących, przede wszystkim wydanie materiału (Wz). Podczas księgowania wydania materiału oraz faktury ustalane są informacje wyjściowe. W twoim przypadku te informacje nie są przetwarzane natychmiastowo, dlatego używasz transakcji VL31, VL71
2. W tej transakcji drukujesz faktury, czyli przetwarzasz informację wyjściową ustaloną podczas tworzenia/księgowania faktury. Ta transakcja nie tworzy samej faktury, tylko ją drukuje
3. W tej transakcji drukujesz dokumenty wydania materiału, czyli przetwarzasz informację wyjściową ustaloną podczas tworzenia/księgowania wydania. Ta transakcja nie tworzy samego wydania, tylko je drukuje
4. W twoim przypadku wydruki wygenerowane w transakcjach VF31 i VL71 mają ustawioną opcję wydruku do spool'a, tzn. zadanie wydruku jest przekazywane do spool'a i nie jest dalej przekazywane do drukarki. Dlatego musisz używać transakcji SP01

Twój problem z drukowaniem wynika, z tego że w SAP dokument wydania i faktura to dwa oddzielne dokumenty, oddzielnie księgowane i oddzielnie drukowane. Z drugiej jednak strony chcesz wydanie i fakturę dla określonej dostawy wydrukować łącznie, aby te dokumenty zszyć razem i taki komplet przekazać klientowi. Tak zrozumiałem twój opis.

Moim zdaniem rozwiązania są dwa, niestety oba wymagają ingerencji w programy drukujące:

1. Wyłączenie drukowania wydania materiałów - tj. transakcji VL71. Przebudowa formularza wydruku faktury, tak aby ten formularz drukował jednocześnie dane z wydania materiałów oraz faktury. Zauważ, że fakturujesz dostawy wydane, zatem podczas tworzenia i drukowania faktury wydanie powinno już być zaksięgowane. Zatem można tak przerobić program i formularz wydruku faktury, aby pobrać dane z wydania materiałów i wydrukować na jednym formularzu zarówno wydanie jak i fakturę.
2. SAP ma możliwość dołączania kolejnych wydruków do jednego zadania spoola. Spójrz na noty:
   Note 16410 - Attaching to existing spool requests
   Note 85318 - Appending documents to existing spool requests
   Zatem można wydruki ustawić tak, aby dokument wydania był drukowany tylko do spool'a, a wydruk faktury doklejał się do wydruku wydania i był automatycznie przesyłany do drukarki. Kryterium doklejania wydruku faktury do wydruku wydania powinien być nr dostawy, który należałoby przekazać do atrybutów zadania drukowania w polu SUFFIX2

W obu przypadkach przetwarzanie informacji wyjściowej powinno być ustawione na przetwarzanie natychmiastowe podczas księgowania dokumentu. Wtedy twój cały proces zostałby zredukowany tylko do księgowania wydań i faktur, a dokumenty będą się drukować automatycznie.

[Radosław]

Dzień dobry jestem nowy na formu i miałbym pytanie dotyczace automatycznych wydruków z spoola.
Czy jest taka funkcjonalność w sap , która umożliwia automatyczne tworzenie faktury komercyjnej w momęcie księgowania dostawy wychodzącej.
U mnie ksiegowanie dostawy wychodzacej odbywa sie w transakcji VL06O. Chciałbym takrze żeby w momecie wydruku delivery note w VL02n automatycznie taka faktura sie drukowała na mojej lokalnej drukarce , którą mam zdefiniowana na sowim końcie.
Z góry dziękuje za pomoc.