Faktura zaliczkowa – proces tworzenia i layout f-ry finalnej

[Tangi]

Cześć,

Mam pytanie o proces tworzenia faktury zaliczkowej i faktury finalnej tak aby zawierały one wszystkie dane zgodne z obowiązującymi przepisami.
Według mojej instrukcji wygląda to następująco:

1. Tworzę żądanie zaliczki w TC VA01 typ ZANT z przeznaczoną do tego celu pozycją DOWNMAYMENT (materiał typu ZLAG) i warunkiem cenowym dla tej pozycji Y009 (odliczenie zaliczki). Kwota, którą wprowadzam jest kwotą netto.
2. W VF01 tworzę a następnie księguję fakturę zaliczkową typu FAF bezpośrednio do powyższego zlecenia ZANT. Na wydruku faktury zaliczkowej mam jedną pozycję z kodem DOWNPAYMENT (opis można edytować w zleceniu żądania zaliczki).
3. Następnie robię zlecenie sprzedaży VA01 typ ZOS, w którym wprowadzam standardowe towary.
4. Potem standardowa dostawa VL01N (lista pobrań i WZ).
5. Na końcu faktura finalna VF01 w referencji do dostawy. W warunkach nagłówka dla tej faktury dodaję warunek Y106 gdzie wprowadzam kwotę zaliczki. Dodatkowo w tekście dla stopki faktury wprowadzam informację o istniejącej przedpłacie z kwotą i numerem faktury zaliczkowej.

- Pierwszą kwestią jest to, że na fakturze zaliczkowej nie ma informacji dotyczących zamówienia, tzn. nie widać towarów będących przedmiotem zamówienia lub umowy.

Druga sprawa to layout na fakturze finalnej, gdzie:
- kwoty podatku VAT przy towarach są rozliczone z (pomniejszone o) kwotą VAT z faktury zaliczkowej
- nie ma zestawienia otrzymanych wcześniej części należności (mogę tylko dodać ręcznie informację w tekstach stopki)
- ostateczne rozliczenie jest nieczytelne. Widać całą kwotę za towar a pod nią kwoty netto, VAT i brutto po odjęciu zaliczki (pomijam kwestie opisów tych rubryk ponieważ zapewne można je zmienić)

W powyższym przykładzie mamy następujące kwoty:
Faktura zaliczkowa na
5000 netto, VAT 1150, brutto 6150
Faktura finalna
21870 netto, VAT 5030,10, brutto 26900,10
Załączam plik z widocznymi kwotami na fakturze

Pytanie czy ten proces, który przedstawiłem to jest jedyna opcja czy znacie inne sposoby sprzedaży powiązanej z wystawieniem faktury zaliczkowej. Tak jak napisałem chodzi głównie o brak na fakturze zaliczkowej towarów będących przedmiotem umowy i nieczytelne z punktu widzenia klienta rozliczenia na fakturze finalnej.

Pozdrawiam

[greg_hhl]

My mamy o zrealizowane nieco inaczej, ale u nas nie ma dostaw towarów (nie tworzymy dostaw) a jest dostawa usług. Proces wygląda tak:
- tworzone jest zlecenie sprzedaży na wykonanie usługi
- tworzone jest zlecenie sprzedaży na zaliczkę (materiał ZALICZKA), w zleceniu tym powołujemy się na numer zlecenia na usługę (wyliczamy jaki procent ceny wartości usługi stanowi zaliczka), wystawiamy proformę (najczęściej), po otrzymaniu kasy wystawiamy fakturę, księgowana jest na 8* (przychody przyszłych okresów)
- ta fakturę na zaliczkę dodajmy jako pozycję w referencji do zlecenia na usługę (wartość ustala się ujemna, jeśli usługa fakturowana z planu fakturowania to na pozycji ZALICZKI tworzą się odpowiednie pozycje PF),
- gdy usługa wykonana tworzona jest faktura na usługę - i tu mamy 2 rodzaje faktur:
- jeśli wartość "do zapłaty" > 0 (jeśli zaliczka mniejsza niż 100% wartości usługi); na fakturze drukujemy rozliczenie zaliczki (przy planie fakturowania uwzględniamy wszelkie wcześniej wystawione faktury), księgowanie: zdejmujemy z *8 odpowiednią kwotę i księgujemy na przychody (7*, oraz w CO na odpowiednie zlecenie CO)
- jeśli wartość "do zapłaty" = 0 (zaliczka to 100% wartości usługi) tworzona jest faktura "dokument rozliczeniowy" (część klientów chce otrzymywać), na wydruku pojawia się pełne rozliczenie wpłaconej zaliczki i wszystkich wystawionych faktur; księgowania jak poprzednio: zdjęcie z 8* i zaksięgowanie na 7* (plus CO).

Proces realizujemy w powyższy sposób bo:
klient wcześniej akceptuje zlecenie sprzedaży (na usługę) więc wiadomo co, kiedy i za ile otrzyma, na fakturze zaliczkowej klient otrzymuje powołanie na numer zlecenia na usługę więc dokładnie wie za co płaci. Niezależnie od tego księgowość nie ma żadnych problemów z przeksięgowywaniem PPO na bieżące, dzieje się "samo" więc przychody do opodatkowania są właściwe.

Czy to co Wy realizujecie można zrealizować w Waszym przypadku, a więc przy dostawie towarów? Pewnie tak.

[Tangi]

Cześć,
Dzięki za odpowiedź.

Jak tworzycie kolejne zlecenia z referencją to w jaki sposób się to odbywa? Robicie to systemowo czy ręcznie w adnotacjach typu nr zamówienia lub w tekstach? Chodzi mi następujące kwestie:

- tworzone jest zlecenie sprzedaży na wykonanie usługi

Rozumiem że na tym zleceniu jest pozycja usługi?

- tworzone jest zlecenie sprzedaży na zaliczkę (materiał ZALICZKA), w zleceniu tym powołujemy się na numer zlecenia na usługę

Zlecenie zaliczki jest tworzone systemowo z referencją do zlecenia usługi? Czy wpisujecie tylko w numerze zamówienia numer zlecenia usługi?

- ta fakturę na zaliczkę dodajmy jako pozycję w referencji do zlecenia na usługę

W jaki sposób dodajecie tą fakturę zaliczkową? System to rozlicza automatycznie?

- gdy usługa wykonana tworzona jest faktura na usługę - i tu mamy 2 rodzaje faktur:
- jeśli wartość "do zapłaty" > 0 (jeśli zaliczka mniejsza niż 100% wartości usługi); na fakturze drukujemy rozliczenie zaliczki (przy planie fakturowania uwzględniamy wszelkie wcześniej wystawione faktury), księgowanie: zdejmujemy z *8 odpowiednią kwotę i księgujemy na przychody (7*, oraz w CO na odpowiednie zlecenie CO)
- jeśli wartość "do zapłaty" = 0 (zaliczka to 100% wartości usługi) tworzona jest faktura "dokument rozliczeniowy" (część klientów chce otrzymywać), na wydruku pojawia się pełne rozliczenie wpłaconej zaliczki i wszystkich wystawionych faktur; księgowania jak poprzednio: zdjęcie z 8* i zaksięgowanie na 7* (plus CO).

W zależności od kwoty zapłaty – nie pełnej lub całościowej – drukujecie na fakturze finalnej rozliczenie zaliczki albo na wydruku pojawia się pełne zestawienie wpłaconej zaliczki – czy to macie ustawione tak, że robi to system czy dodajecie to ręcznie?

[greg_hhl]

Cześć,

Nie, nie zrobiliśmy żadnego automatu (tu mała dygresja - kiedyś oglądaliśmy w jednym z krajów zachodnich jak mają zrealizowane procesy biznesowe w SAP - pięknie pokazali jak wszystko ładnie działa, ale w jednym miejscu mimo iż prosiło się o jakąś automatyzację to człowiek musiał wykonać jakieś działania; na uwagę, że automatyzacja tego jest w systemie prosta i naturalna usłyszeliśmy odpowiedź: tak, macie rację, można tak zrobić. Ale ja jestem potrzebny by przyjść i nacisnąć ten <Enter> ...... i mówił to nam nie na ucho ale w obecności swoich przełożonych)

- tworzone jest zlecenie sprzedaży na wykonanie usługi

Rozumiem że na tym zleceniu jest pozycja usługi?

Dokładnie tak - przy czym w każdej Spółce inna usługa, precyzująca to co jest realizowane (nie jest to materiał rodzaju DIEN, to materiały o rodzaju pasującym do profilu działalności Spółki, każdy nieco inaczej zachowuje się w systemie).

- tworzone jest zlecenie sprzedaży na zaliczkę (materiał ZALICZKA), w zleceniu tym powołujemy się na numer zlecenia na usługę

Zlecenie zaliczki jest tworzone systemowo z referencją do zlecenia usługi? Czy wpisujecie tylko w numerze zamówienia numer zlecenia usługi?

Nie, nie jest tworzone w referencji, jedynie w polu VBKD-BSTKD (Numer zamówienia klienta) ręcznie wpisany jest numer wcześniej stworzonego zlecenia na usługę.

- ta fakturę na zaliczkę dodajmy jako pozycję w referencji do zlecenia na usługę

W jaki sposób dodajecie tą fakturę zaliczkową? System to rozlicza automatycznie?

Po wystawieniu faktury w zleceniu na usługę jest ręcznie dodawana pozycja (VA02, z menu: Dokument sprzedaży->tworzenie z referencją). Jako że faktury wystawia bardzo ograniczona liczba osób w każdej ze Spółek (i to wcale nie księgowość, księgowość nie jest od robienia sprzedaży czyli wystawiania faktur) to taki proces jest możliwy i kontrolowalny.

- gdy usługa wykonana tworzona jest faktura na usługę - i tu mamy 2 rodzaje faktur:
- jeśli wartość "do zapłaty" > 0 (jeśli zaliczka mniejsza niż 100% wartości usługi); na fakturze drukujemy rozliczenie zaliczki (przy planie fakturowania uwzględniamy wszelkie wcześniej wystawione faktury), księgowanie: zdejmujemy z *8 odpowiednią kwotę i księgujemy na przychody (7*, oraz w CO na odpowiednie zlecenie CO)
- jeśli wartość "do zapłaty" = 0 (zaliczka to 100% wartości usługi) tworzona jest faktura "dokument rozliczeniowy" (część klientów chce otrzymywać), na wydruku pojawia się pełne rozliczenie wpłaconej zaliczki i wszystkich wystawionych faktur; księgowania jak poprzednio: zdjęcie z 8* i zaksięgowanie na 7* (plus CO).

W zależności od kwoty zapłaty – nie pełnej lub całościowej – drukujecie na fakturze finalnej rozliczenie zaliczki albo na wydruku pojawia się pełne zestawienie wpłaconej zaliczki – czy to macie ustawione tak, że robi to system czy dodajecie to ręcznie?

Program drukujący sprawdza wartość "do zapłaty", dokonuje wyliczeń, pobiera wszystkie poprzednio wystawione faktury w referencji do zlecenia usługi (mamy je przecież w obiegu w VBFA) i drukuje odpowiednie zestawienia.

Jest jeszcze jedna przyczyna, dla której proces realizujemy w ten sposób: otóż główne raporty sprzedaży oparte są na zleceniach sprzedaży i ich statusach (zetowe pole na nagłówku definiujące stan, w rozumieniu biznesowym, zlecenia: wstępne, zatwierdzone, zaakceptowane przez klienta - to ostatnie oznacza, że klient zgodził się na wszystkie warunki, podpisał - z jego punktu widzenia- zamówienie a wydruk został podczepiony do DMS skojarzonego ze zleceniem - statusów jest więcej, każda Spółka ma własne, te podałem jako szkic procesu); zlecenia sprzedaży robione są nie tylko na okres, miesiąc, bieżący ale również na usługi, które będą wykonane za kilka (lub więcej) miesięcy. Analiza takich zleceń pozwala ocenić nie tylko jaka będzie sprzedaż w bieżącym okresie ale także jaka będzie w nadchodzących (tu musiałbym opisać dokładniej profil naszej działalności ale sądzę, że to na razie wystarczy). Zaś wpływ pieniędzy na zaliczkę jest widziany tylko na poziomie rozrachunków natomiast nie ma odniesienia do wykonanych usług. A to chcemy znać precyzyjnie - nie tyle w FI co głównie w SD i CO (jedna zaliczka może obejmować usługi księgowane na różne obiekty CO).

[Tangi]

Dzięki za obszerne wyjaśnienia.

Po wystawieniu faktury w zleceniu na usługę jest ręcznie dodawana pozycja (VA02, z menu: Dokument sprzedaży->tworzenie z referencją).

Sprawdziłem i u mnie kopiowanie faktury FAF do ZOS nie jest zdefiniowane. System rozlicza kwoty na fakturze finalnej prawidłowo ale na wydruku nie ma pokazanych rozliczeń w ramach faktury zaliczkowej. Muszę zamieszczać taką informację w tekstach.

Jeszcze raz dziękuję i pozdrawiam.

[greg_hhl]

Dzięki za obszerne wyjaśnienia.

Po wystawieniu faktury w zleceniu na usługę jest ręcznie dodawana pozycja (VA02, z menu: Dokument sprzedaży->tworzenie z referencją).

Sprawdziłem i u mnie kopiowanie faktury FAF do ZOS nie jest zdefiniowane. System rozlicza kwoty na fakturze finalnej prawidłowo ale na wydruku nie ma pokazanych rozliczeń w ramach faktury zaliczkowej. Muszę zamieszczać taką informację w tekstach.

Jeszcze raz dziękuję i pozdrawiam.

Kopiowanie faktury do zlecenia to konfiguracja - u siebie to musiałem zdefiniować w każdym rodzaju zlecenia sprzedaży na usługę (lekko licząc - ze 20 różnych, większość Działów Sprzedaży ma własne, dedykowane im rodzaje zlecenia bo mają też różne procesy; za to dla wszystkich Działów Księgowych jest jeden i ten sam rodzaj zlecenia sprzedaży - ich "sprzedaż ołówków" jest wszędzie taka sama). Podobnie jak program wydruku faktury - mamy zetowy program przygotowujący wydruk i zetowy formularz (zrobiony w SMARTFORMS). Mimo iż na instalacji mam ponad 20 Spółek (a każda przynajmniej 2 Działy Sprzedaży) to mam jeden program wydruku i jeden formularz wspólny dla wszystkich (oczywiście - w jakichś granicach uwzględnia specyfikę każdej Spółki ale gdy popatrzysz na faktury wystawiane przez wszystkie Spółki to zobaczysz identyczny layout).